Як зберегти листи з Outlook: архівація, імпорт, експорт та інші корисні дії. Як зберегти листи з Outlook під час інсталяції Відновлення електронної пошти з файлу pst

Шляхом їх архівування або створення резервної копії, а також способи відновлення файлів даних Outlook (.pst або .ost) із резервної копії або архіву.

Адже незалежно від того, використовуєте ви Outlook для створення та надсилання електронних повідомлень, для імпорту контактів з Gmail в адресну книгу поштового клієнта або користуєтеся його адресною книгоюстворюєте ви в ньому завдання або позначки календаря, це означає, що у вашому поштовому клієнті зберігається багато цінних даних. У зв'язку з цим, кожному користувачеві Outlook корисно знати, як убезпечити та зберегти свої дані, щоб уникнути їх втрати в майбутньому.

Зміст:

Панель керування поштою

Для початку, давайте розглянемо панель керування та налаштування пошти Outlook, за допомогою якої можна налаштувати поштовий клієнт у Windows. Щоб відкрити її, перейдіть до Панелі керування комп'ютера та виберіть розділ Пошта.

У вікні, що відкрилося Налаштування поштидоступні три розділи: Облікові записи, Файли даних, Зміни.

Вибираючи перші два пункти відкривається те саме вікно Налаштування облікових записів електронної пошти , тільки з різними закладками, в яких можна додати обліковий запис, побачити місце зберігання даних кожного поштового облікового запису, відновлювати або вносити зміни.

Щоб додати обліковий запис до Outlook, натисніть кнопку Облікові записи, і в закладці Електронна поштанатисніть Створити.

Якщо вам необхідно зробити ті чи інші дії з даними певного поштового облікового запису, то для цього перейдіть в закладку Файли данихв якій можна зробити таке:

• Додати або видалити файл даних.
• Встановити Параметри файлу даних.
  У цьому меню, крім інших функцій, є функція зменшення розміру файлу даних, яка буде корисна у разі, якщо такий файл «виросте»до великих розмірів і займатиме багато місця на жорсткому диску комп'ютера. Для цього натисніть у меню Параметрівкнопку Стиснути.
• Встановити файл даних, який буде основним за промовчанням.
• Відкрийте розташування файлу (файлу даних), натиснувши для цього відповідну кнопку.

Файли даних Outlook (*.pst та *.ost)

Найчастіше, користувачеві не потрібно знати, де поштовий клієнт Outlook зберігає свої дані. Але у разі потреби створення резервної копії даних поштового клієнта або перенесення їх на інший диск з метою економії чи звільнення вільного простору жорсткого дискакомп'ютера необхідно знати його місце розташування.

Outlook зберігає електронні повідомлення кожного поштового облікового запису в .pstабо .ostфайлі, але місце розташування такого файлу залежить від використовуваної версії поштового клієнта. У цій статті ми покажемо місця розташування файлів даних Outlook, і як можна змінити їх місце розташування у разі потреби.

Якщо ви вже якийсь час використовуєте Outlook, то, напевно, чули про файли PST. Кожна скринька електронної пошти в Outlook має власне сховище даних у вигляді файлу формату PST, в якому збережені всі листи та листування, позначки календаря та нагадування. Дані файлу PST можуть бути стиснуті та зашифровані чи ні, залежно від здійснених налаштувань.

Можливо ви звертали увагу на те, що чим більший обсяг даних збережено в PST-файлі, тим повільніше починає працювати поштовий клієнт. Час від часу Outlook пропонує архівувати старіші повідомлення, щоб зменшити дане явище шляхом завантаження меншого обсягу даних поштового клієнта під час його запуску.

Також у папці даних Outlook ви могли бачити файл з розширенням.ost. OST файли мають схожу функцію з PST файлами, але використовуються як тимчасове офлайн сховище електронної пошти. Сенс у тому, щоб користувач міг користуватись повідомленнями з файлу OST під час відключеного email сервера (відсутності інтернет-з'єднання), а після відновлення зв'язку Outlook все синхронізував.

Тобто PST файл створюється Outlook у разі збереження всієї електронної пошти та листування на локальному комп'ютері, а OST файл – при роботі з хостами електронної пошти, які зберігають усі дані електронної скриньки на віддаленому сервері (наприклад, Gmail або Outlook.com). У такому випадку файл OST просто містить локальну копію даних вашої електронної пошти.

Де зберігаються файли даних Outlook

Місце зберігання файлів із даними Outlook залежить від версії програми. Outlook 2007 та 2010 за промовчанням зберігає PSTі OSTфайли до папки AppData:

C:\Users\ Ім'я користувача\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Починаючи з Outlook 2013, місце розташування PST файлу змінилося, і тепер вони стали зберігатися в папці Документи. Так, Outlook 2013 та 2016 зберігає PSTфайли в наступній папці:

C:\Users\ Ім'я користувача\Documents\Файли Outlook

Побачити папку зберігання PSTабо OSTфайлу конкретного облікового запису можна також за допомогою самого Outlook. Для цього перейдіть до меню Файл / Налаштування облікових записів.

У вікні Налаштувань облікового записув закладці Файли даних, виберіть обліковий запис, який потрібно переглянути (якщо їх кілька) і натисніть "Відкрити місцезнаходження файлу"

Outlook відкриє вікно провідника і покаже папку, в якій зберігається PSTфайл (або OSTфайл, якщо даним обліковим записом використовується такий).

Архівація даних Outlook

Основним файлом даних, з яким працює Outlook, є файл з назвою облікового запису. Можна також створити архів або резервну копію цього файлу. Зробити це можна налаштуванням автоматичної архівації даних або архівування даних вручну.

Автоматична архівація даних

Щоб настроїти автоматичне архівування даних Outlook, відкрийте програму та перейдіть на вкладку Файл. Виберіть зі спливаючого меню потрібний обліковий запис (якщо їх кілька).

Після цього натисніть Інструменти очищення та виберіть пункт меню .

Після натискання кнопки Outlook заархівує встановлені папки поштової скриньки. Щоб змінити налаштування параметрів автоархівації, достатньо клікнути правою кнопкою миші на одній з папок поштової скриньки Outlook і вибрати Властивості / / .

Натиснувши кнопку Параметри архіву за замовчуванням, можна встановити архівацію елементів папки з параметрами за промовчанням.

Архівація даних Outlook вручну

Якщо немає необхідності налаштовувати автоматичне архівування пошти, це можна здійснювати вручну. Для цього перейдіть до меню Файл / Засоби очищення / Архівувати.

У меню, що відкрилося, встановіть необхідні параметри і натисніть Ok.

В результаті обох описаних способів архівації даних Outlook, поштовим клієнтом буде створено файл із архівом даних, який можна імпортувати назад у разі потреби.

Створення резервної копії та відновлення файлу даних Outlook

Також, щоб забезпечити збереження даних поштового клієнта, можна створити резервну копію файлу даних Outlook. Достатньо просто скопіювати .pstабо .ostфайл вашого облікового запису на інший диск або хмарне сховище. Для цього відкрийте розташування потрібного файлу PSTта скопіюйте його.

Щоб відновити скопійований файл даних, відкрийте Outlook і перейдіть до Файл / Відкрити та експортувати / Відкрити файл даних Outlook, і виберіть потрібний файл даних.

Як правило, поштовий клієнт одразу відкриває папку з файлами даних.

Після цього в Outlook з'являться всі дані з вибраного файлу PST, і ви зможете користуватися поштою у звичайному режимі. Якщо потреба у використанні цієї резервної копії файлу даних більше не буде, ці дані можна видалити з поштового клієнта.

Примітка. Як можна побачити в майстрі імпорту та експорту даних, файлів та параметрів Outlook, імпорт даних можна здійснити тільки з файлу PST. Тобто, в тому випадку, якщо вашим поштовим обліковим записом використовується файл даних OST, він не зможе його імпортувати в такому вигляді. Для цього необхідно буде конвертувати OST файл у PSTформат. За допомогою вбудованих в Outlook інструментів здійснення такої конвертації не передбачено, для цього скористайтеся програмним забезпеченням.

Як змінити встановлену за промовчанням папку зберігання файлу даних Outlook (*.pst або *.ost)

Якщо вам потрібно перемістити файли Outlook з диска С або просто в зручніше місце, це також можна зробити. Тільки цей файл не можна просто скопіювати, утримуючи лівою кнопкою мишки. Якщо так, Outlook створить новий файл у папці, яка встановлена ​​за замовчуванням для PSTфайлу і в результаті буде втрачено частину інформації поштової скриньки. Щоб перемістити файл даних, необхідно змінити встановлене за промовчанням місце зберігання файлів Outlook за допомогою реєстру і лише після цього переміщати файл.

Увага. Редактор реєстру – це інструмент, внаслідок здійснення неправильних дій з яким можна пошкодити операційну систему, після чого її робота стане нестабільною. Тому будьте обережні, здійснюючи будь-які дії з Редактором реєстру, а краще створіть його резервну копію перш ніж вносити якісь зміни.

Закрийте Outlook і відкрийте Редактор реєстру.

У лівій частині Редактор реєструперейдіть наступним шляхом:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\

де 16.0 - версія вашого Outlook.

Далі, створіть у цій папці нову одиницю. Для цього клацніть правому вікні правою кнопкою миші та виберіть Створити / Розширюваний рядковий параметр. Назвіть нову одиницю "ForcePSTPath".

Майте на увазі, що якщо ви працюєте з OSTфайлом, необхідно створити одиницю з назвою "ForceOSTPath". Часто користувачі створюють обидві одиниці, щоб усі файли Outlook зберігалися в одній папці.

Клацніть двічі на новій одиниці ( "ForcePSTPath"або «ForceОSTPath») і у вікні властивостей вкажіть папку, в яку необхідно зберігати файли даних Outlook, після чого натисніть Ok.

Закрийте Редактор реєстру. Після цього Outlook має створити новий PSTфайл у вказаній новій папці, а також тепер можна перенести старий PSTфайл у нову папку. Після відкриття Outlook повинен працювати, як і раніше.

Посібник з відновлення налаштувань та даних Microsoft Outlookіз раніше зробленої резервної копії. Утиліта всього за пару кліків допоможе відновити листи, контакти, завдання, налаштування пошти, паролі та інше з файлу з раніше зробленою резервною копією.

1. Завантажити, встановити та запустити Outlook Backup Toolboxзвідси: https://recoverytoolbox.com/download/OutlookBackupToolboxInstall.exe
2. Виберіть файл із попередньо зробленою резервною копією.
3. Виберіть дані, які відновлюватимете.
4. Виберіть, куди відновлюватимуться кожен Профіль.
5. Натисніть кнопку Start Restore(Старт відновлення»).

Outlook Backup Toolbox. Як Microsoft Office, Microsoft Outlook є безперечно однією з найбільш популярних поштових програм. Однак функціональність програми включає не лише функцію обміну повідомленнями. Microsoft Outlook також використовується для управління завданнями, розкладами, зустрічами, нотатками, контактами – іншими словами, все, що необхідно для ефективної взаємодії з друзями, колегами та партнерами. Активні користувачі Outlook можуть накопичувати тисячі і десятки тисяч повідомлень і контактів протягом багатьох років. Втрата цієї інформації буде дуже чутливою і несе негативний ефект. Хоча немає можливості запобігти таким інцидентам, але просте регулярне резервне копіювання збереже час, гроші та мільйони нервових клітин у разі краху операційної системи або псування обладнання.

Outlook Backup Toolbox це інструмент для копіювання даних Microsoft Outlook і подальшого відновлення даних, коли потрібно. Слід зазначити, що програма копіює не лише дані - вона робить ПОВНИЙ ЗНІМОК Ваших даних Microsoft Outlook, включаючи листи, контакти, завдання, календар, нотатки, налаштування облікових записів та паролі. Це робить Outlook Backup Toolbox чудовим інструментом для перенесення налаштувань Outlook на інші комп'ютери.

Проста та ефективна програма для створення повної резервної копії даних Microsoft Outlook та відновлення даних

Outlook Backup Toolbox створює резервні копії та відновлює дані та налаштування:

• Microsoft Outlook 97
• Microsoft Outlook 98
• Microsoft Outlook 2000
• Microsoft Outlook XP
• Microsoft Outlook 2003
• Microsoft Outlook 2007
• Microsoft Outlook 2010
• Microsoft Outlook 2013
• Microsoft Outlook 2016

Інтерфейс Outlook Backup Toolboxє надзвичайно простим. Початкова сторінка програми має лише 3 кнопки – Backup(Зберегти), Restore(Відновити) та Manage Profiles(Управління профілями). Натискання кнопок Backup(Зберегти) стартує процес збереження. Перша сторінка процесу збереження містить дерево профілів Outlook та їх дані/облікові записи. Користувачеві необхідно вибрати дані для копіювання. Далі Вам потрібно вибрати місце для збереження резервної копії. На останньому кроці необхідно вибрати/встановити опції резервного копіювання, такі як ступінь стиснення даних (низький стиск дає велику швидкість і навпаки), розбиття архівів (для збереження на змінних носіїв) та захист паролем за допомогою шифрування. Резервне копіювання можна зробити негайно або регулярно за встановленим розкладом. У цьому випадку просто додається завдання до стандартних розкладів Windows і процес буде стартувати автоматично під час, визначений Вами, наприклад протягом обідньої перерви або вночі. Це останній крок резервного копіювання. Як тільки Ви натиснете кнопку Start Backup і підтвердите старт програма почне копіювання даних Outlook.

Відновлення даних є таким самим простим процесом. Є два режими відновлення даних: Simple(Простий) та Advanced(розширений). Simple mode(Простий режим) є простим та швидким шляхом відновлення даних за один клік. Advanced mode(Розширений режим) дає велику гнучкість для визначення даних для відновлення та профілю Ваших даних.

Як ви бачите Outlook Backup Toolboxвинятково легка у використанні. Слід бути впевненим, що Microsoft Outlook закритий перед процесом збереження/відновлення даних, щоб уникнути помилок. Час збереження/відновлення даних залежить від розміру даних та продуктивності комп'ютера.

Ми пропонуємо завантажити 30-денну демонстраційну версію Outlook Backup Toolbox. Outlook Backup Toolbox це просте, надійне та швидке рішення для копіювання та відновлення даних Outlook та для перенесення даних Outlook між комп'ютерами.

Вимоги:

• Windows 98/Me/2000/XP/Vista/7/8/10 або Windows Server 2003/2008/2012/2016 і вище

У цій статті розглядається перенесення повідомлень електронної пошти, контактів, елементів календаря, завдань та нотаток, збережених у Microsoft Outlook 2003, Outlook 2007 або Outlook 2010, на комп'ютер, де інстальовано Outlook 2010.

Щоб перенести дані Outlook, потрібно скопіювати файли зі старого комп'ютера на новий. Це можна зробити кількома способами, зокрема:

• за допомогою знімних USB-пристроїв флеш-пам'яті;
• за допомогою переносних жорстких дисків;
• за допомогою записуваних компакт-дисків та DVD-дисків;
• через мережеве підключення між двома комп'ютерами.

ПРИМІТКА. Засіб перенесення даних Windows — це компонент Windows, який використовується для копіювання файлів і параметрів з одного комп'ютера на інший. Використання засобу передачі даних Windows може призвести до пошкодження профілів Outlook. У цій статті цей засіб не розглядається.

У цій статті

• Вступні відомості

Вступні відомості

Досвідчені користувачі Windows і Outlook можуть пропустити етап 1 - копіювання файлів зі старого комп'ютера.

Місце зберігання повідомлень, елементів календаря, контактів та завдань

Для деяких типів облікових записів, таких як Microsoft Exchange Server, Windows Live Hotmail та Google Gmail, дані зберігаються на поштовому сервері. З метою підвищення продуктивності деяких з цих облікових записів використовується синхронізована копія даних на локальному комп'ютері, однак створювати резервну копію цих файлів або переміщувати їх кудись не потрібно, оскільки всі дані можна повторно завантажити на новий комп'ютер з поштового сервера.

Для інших типів облікових записів, наприклад найбільш поширених облікових записів POP3, усі повідомлення, контакти, елементи календаря, завдання та нотатки зберігаються у файлі на локальному комп'ютері. Цей файл у версіях Outlook, що передують Outlook 2010, називається файлом особистих папок. В Outlook 2010 він називається файлом даних Outlook. У всіх версіях Outlook цей файл має розширення PST, тому його часто називають просто PST-файлом.

Постачальники Інтернету, як правило, надають користувачам саме облікові записи електронної пошти POP3.

Визначення типу облікового запису

Щоб визначити тип облікового запису електронної пошти, налаштованого в Outlook на старому комп'ютері, виконайте наведені нижче дії.

• Outlook 2010 Перейдіть на вкладку Файл. Натисніть кнопку Налаштування облікових записів та виберіть пункт Налаштування облікових записів. Тип облікового запису на вкладці Електронна пошта в стовпці Тип.
• Outlook 2007 У меню Сервіс виберіть пункт Настроювання облікових записів. Тип облікового запису на вкладці Електронна пошта в стовпці Тип.
• Outlook 2003 Виберіть у меню Сервіс команду Облікові записи електронної пошти. Виберіть пункт Переглянути або змінити наявні облікові записи. Тип облікового запису на вкладці Електронна пошта в стовпці Тип.

Нижче перераховані найпоширеніші варіанти.

ТИП	ОПИС	ФАЙЛ ДАНИХ
Microsoft Exchange	Обліковий запис сервера Exchange Server	Зазвичай дані зберігаються на поштовому сервері Exchange Server. Немає необхідності переміщувати автономні файли даних Outlook (OST-файли), що зберігаються на комп'ютері, або створювати їх резервні копії. Такий файл автоматично створюється на новому комп'ютері під час додавання облікового запису до Outlook.
POP або POP/SMTP	POP3	Дані зберігаються на локальному комп'ютері у файлі даних Outlook (PST-файлі). Щоб забезпечити доступ до наявних елементів, цей файл потрібно перемістити на новий комп'ютер.
MAPI	Windows Live Hotmail (через Outlook Hotmail Connector)	Дані зберігаються на серверах Windows Live Hotmail. Немає необхідності переміщати автономні файли даних Outlook (OST-файли) або файли даних Outlook (PST-файли), що зберігаються на комп'ютері, або створювати їх резервні копії. Ці файли автоматично створюються на новому комп'ютері, додавши обліковий запис до Outlook.
IMAP або IMAP/SMTP	Обліковий запис IMAP4	Дані зберігаються на поштовому сервері. Синхронізована копія елементів зберігається на локальному комп'ютері у файлі даних Outlook (PST-файлі). Не потрібно переміщувати ці файли або створювати їх резервні копії. Ці файли автоматично створюються на новому комп'ютері, додавши обліковий запис до Outlook.

Інші файли, які потрібно перемістити

• Список автозавершення
• Підписи
• Бланки
• Списки фільтра небажаної пошти
• Правила

Для отримання додаткових відомостей про переміщення цих файлів див. останній розділ цієї статті, .

Етап 1. Копіювання файлів зі старого комп'ютера

Закрийте Outlook на старому комп'ютері. Відкрийте папку, в якій зберігається файл PST. Інструкції наведено для розташування за умовчанням. Якщо файли даних були створені в іншій папці або переміщені до іншої папки, відкрийте цю папку.

Оскільки папка за замовчуванням прихована, найпростіше відкрити її, виконавши в меню Пуск команду %USERPROFILE%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook.

• Windows 7 Натисніть кнопку Пуск. Введіть у полі Знайти програми та файли, розташоване поруч із кнопкою Завершення роботи, команду %USERPROFILE%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook і натисніть клавішу Enter.

• Windows VistaНатисніть кнопку Пуск. Введіть у поле Пошук, розташоване поруч із кнопкою Завершення роботи, команду %USERPROFILE%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook і натисніть клавішу ENTER.

• Windows XP Натисніть кнопку Пуск, виберіть пункт Виконати, введіть %USERPROFILE%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook та натисніть клавішу ENTER.

Після натискання клавіші Enter відкриється папка, в якій зберігаються файли даних Outlook.

ПРИМІТКА. Починаючи з версії Outlook 2010, нові файли даних Outlook (PST-файли) створюються в папці Документи у вкладеній папці Файли Outlook. Якщо на старому комп'ютері програма Outlook була оновлена ​​до Outlook 2010, файли PST можуть знаходитися в обох папках. Якщо на старому комп'ютері використовується Outlook 2010, обов'язково перевірте обидві папки.

ПРИМІТКА. За промовчанням розширення файлів у Windows приховані. Як для файлів даних Outlook (PST-файлів), так і для автономних файлів даних Outlook (OST-файлів) атрибут Тип має значення Файл даних Outlook. Щоб увімкнути або вимкнути відображення розширень файлів, виберіть у меню Сервіс провідника (щоб вивести меню Сервіс у Windows 7 або Windows Vista, натисніть клавішу ALT) пункт Параметри папок. На вкладці Вигляд установіть або зніміть прапорець Приховувати розширення для зареєстрованих типів файлів.

Щоб визначити, які файли даних пов'язані з обліковим записом електронної пошти в Outlook на старому комп'ютері, виконайте наведені нижче дії.

• Outlook 2010 Перейдіть на вкладку Файл. Натисніть кнопку Налаштування облікових записів та виберіть пункт Налаштування облікових записів. На вкладці Файли даних будуть вказані файли даних та їх розташування.
• Outlook 2007 У меню Сервіс виберіть пункт Настроювання облікових записів. На вкладціФайли даних будуть вказані файли даних та їх розташування.
• Outlook 2003 У меню Сервіс виберіть пункт Настроювання облікових записів. На вкладціФайли даних будуть вказані файли даних та їх розташування.

ВАЖЛИВО. Якщо в папці є файл archive.pst або файли даних Outlook (PST-файли) були створені як архіви або резервні копії, ці файли також слід скопіювати. Якщо точно не відомо, які з додаткових файлів даних Outlook (PST-файлів) слід скопіювати, найнадійніше скопіювати їх усі.

Етап 2. Копіювання файлів на новий комп'ютер

Починаючи з версії Outlook 2010, нові файли даних Outlook (PST-файли) створюються в папціДокументи у вкладеній папці Файли Outlook.

1. У папці Документи відкрийте вкладену папку Файли Outlook. Якщо папка не існує, створіть її.

• Windows 7 Інструкції див. у статті Створення папки у Windows 7 .
• Windows Vista Інструкції див. у статті Створення папки у Windows Vista.
• Windows XP Інструкції див. у статті Створення папки у Windows XP.

1. Скопіюйте файли зі старого комп'ютера до папки Outlook.

Етап 3. Додавання даних зі старого комп'ютера до Outlook 2010 на новому комп'ютері

Конкретні дії на цьому етапі залежать від того, чи вже використовувалася програма Outlook 2010 на новому комп'ютері.

Скористайтеся одним із наведених нижче посилань.

• Outlook 2010 вже запускався на новому комп'ютері, а обліковий запис електронної пошти, що переміщується, вже налаштований і використовується

Outlook 2010 ніколи не запускався

1. Запустіть Outlook.

Не натискайте кнопку Готово.

1. Натисніть кнопку Огляд.

Коли відкриється програма Outlook, старі дані будуть відображені в папках навігації. Нові повідомлення зберігатимуться у цих папках та файлі даних Outlook (PST-файлі) на локальному комп'ютері.

Outlook 2010 вже запускався на новому комп'ютері, але обліковий запис електронної пошти, що переміщується, ще не налаштований

Найпростіший спосіб знайти елемент Пошта - відкрити панель керування у Windows, а потім у поліПошук у верхній частині вікна ввести слово "Пошта". На панелі керування Windows XP введіть слово Пошта в полі Адреса.

1. У рядку заголовка діалогового вікна Параметри пошти вказано ім'я поточного профілю. Щоб вибрати інший існуючий профіль, натисніть кнопку Показати, виберіть ім'я профілю та натисніть кнопку Властивості.
2. Виберіть пункт Показати.
3. Натисніть кнопку Додати.
4. Щоб додати обліковий запис електронної пошти, дотримуйтесь інструкцій на екрані.

Після додавання облікового запису до діалогового вікна Додати новий обліковий запис з'явиться напис Вітаємо!.

Не натискайте кнопку Готово.

1. У нижній частині діалогового вікна встановіть прапорець Налаштувати параметри вручну та натисніть кнопку Далі.
2. У розділі Доставляти нові повідомлення: виберіть В наявний файл даних Outlook.
3. Натисніть кнопку Огляд.
4. Натисніть переміщений файл даних Outlook (файл PST) і натисніть кнопку ОК.
5. Натисніть кнопку Далі, а потім натисніть кнопку Готово.

Варіант 2. Збереження поточного профілю

1. Запустіть Outlook.
2. Відкрийте вкладку Файл.
3. Щоб додати обліковий запис електронної пошти, дотримуйтесь інструкцій на екрані.

Після додавання облікового запису до діалогового вікна Додати новий обліковий запис з'явиться напис Вітаємо!.

1. У нижній частині діалогового вікна встановіть прапорець Налаштувати параметри вручну та натисніть кнопку Далі.
2. У розділі Доставляти нові повідомлення: виберіть В наявний файл даних Outlook.
3. Натисніть кнопку Огляд.
4. Натисніть переміщений файл даних Outlook (файл PST) і натисніть кнопку ОК.
5. Натисніть кнопку Далі, а потім натисніть кнопку Готово.

Outlook 2010 вже запускався на новому комп'ютері, а обліковий запис електронної пошти, що переміщується, вже налаштований і використовується

Створювати новий профіль необов'язково, однак це дозволяє знизити вірогідність проблем з доступом до імпортованих даних. При створенні нового профілю необхідно додати всі облікові записи електронної пошти, які будуть використовуватися, навіть якщо вони вже були додані до існуючого профілю.

Цей сценарій призначений для описаної нижче ситуації.

• На новому комп'ютері в Outlook 2010 вже налаштовано обліковий запис електронної пошти.
• Вже надіслано та отримано повідомлення, додано елементи календаря, контакти, завдання чи нотатки, і ці дані необхідно зберегти.

Для виконання цього завдання необхідно об'єднати відомості з файлу даних зі старого комп'ютера з файлом даних, що вже використовується на новому комп'ютері.

Якщо дані, вже збережені на новому комп'ютері, не потрібні, можна видалити обліковий запис , повернутися до розділу Outlook 2010 вже запускався на новому комп'ютері, але обліковий запис електронної пошти, що переміщується, ще не налаштований і вибрати один з двох варіантів дій. Якщо потрібно зберегти повідомлення та інші елементи з обох файлів даних (на старому та новому комп'ютерах), дотримуйтесь інструкцій, наведених у цьому розділі.

Варіант 1. Створення нового профілю

1. На панелі керування клацніть (один чи двічі) елемент Пошта.

Місцезнаходження піктограми Пошта на панелі керування

Розташування піктограми Пошта залежить від версії операційної системи Microsoft Windows (32- або 64-розрядна), представлення панелі керування та версії Outlook 2010.

Найпростіший спосіб знайти елемент Пошта — відкрити панель керування у Windows, а потім у поліПошук у верхній частині вікна ввести слово Пошта. На панелі керування Windows XP введіть слово Пошта в полі Адреса.

Значок Пошта з'являється після першого запуску Outlook.

1. У рядку заголовка діалогового вікна Параметри пошти вказано ім'я поточного профілю. Щоб вибрати інший існуючий профіль, натисніть кнопку Показати, виберіть ім'я профілю та натисніть кнопку Властивості.
   1. Виберіть пункт Показати.
   2. Натисніть кнопку Додати.
   3. Введіть ім'я профілю та натисніть кнопку ОК.
   4. Щоб додати обліковий запис електронної пошти, дотримуйтесь інструкцій на екрані.

ПРИМІТКА. Додаткові відомості про додавання облікових записів див. у статті Додавання або видалення облікового запису електронної пошти.

Після додавання облікового запису до діалогового вікна Додати новий обліковий запис з'явиться напис Вітаємо!.

Не натискайте кнопку Готово.

1. У нижній частині діалогового вікна встановіть прапорець Налаштувати параметри вручну та натисніть кнопку Далі.
2. У розділі Доставляти нові повідомлення: виберіть В наявний файл даних Outlook.
3. Натисніть кнопку Огляд.
4. Натисніть переміщений файл даних Outlook (файл PST) і натисніть кнопку ОК.
5. Натисніть кнопку Далі, а потім натисніть кнопку Готово.

Якщо використовується кілька профілів, можна настроїти запит вибору профілю під час запуску Outlook. Якщо цей запит вимкнено, використовується профіль, призначений за промовчанням. Щоб отримати додаткові відомості про запити профілів, див. Увімкнення та вимкнення запиту профілю.

1. У розділі Під час запуску Microsoft Outlook використовувати цей профіль: виберіть опцію запитувати конфігурацію або використовувати конфігурацію.

1. Щоб закрити діалогове вікно Пошта, натисніть кнопку ОК.

1. Запустіть Outlook.
2. Відкрийте вкладку Файл.
3. Натисніть кнопку Відкрити.
4. Натисніть кнопку Імпорт.
5. У вікні Майстер імпорту та експорту виберіть пункт Імпортувати з іншої програми або файлу та натисніть кнопку Далі.

1. Виберіть у списку Файл даних Outlook (.pst) і натисніть кнопку Далі.

1. Натисніть кнопку Огляд та виберіть файл, з якого потрібно імпортувати дані.

1. Натисніть кнопку "Далі.
2. Якщо файл PST захищений паролем, буде запропоновано ввести його. Потім натисніть кнопку ОК.
3. Налаштуйте параметри імпорту елементів. Зазвичай змінювати параметри за промовчанням не потрібно.

• Верхня папка (зазвичай це особисті папки, файл даних Outlook або адреса електронної пошти) вибирається автоматично.
• Прапорець Увімкнути вкладені папки за промовчанням встановлено. Це означає, що будуть імпортовані всі папки, розташовані у вибраній папці.
• Параметр, вибраний за замовчуванням у списку Імпортувати в таку саму папку в:, визначає зіставлення папок в імпортованому файлі з папками в Outlook. Якщо відповідну папку немає в Outlook, вона буде створена.

1. Натисніть кнопку Готово.

Варіант 2. Використання існуючого профілю

1. Запустіть Outlook.
2. Відкрийте вкладку Файл.
3. У розділі Відомості про обліковий запис натисніть кнопку Додати обліковий запис.
4. Щоб додати обліковий запис електронної пошти, дотримуйтесь інструкцій на екрані.

ПРИМІТКА. Додаткові відомості про додавання облікових записів див. у статті Додавання або видалення облікового запису електронної пошти.

Після додавання облікового запису до діалогового вікна Додати новий обліковий запис з'явиться напис Вітаємо!.

1. У нижній частині діалогового вікна встановіть прапорець Налаштувати параметри вручну та натисніть кнопку Далі.
2. У розділі Доставляти нові повідомлення: виберіть В наявний файл даних Outlook.
3. Натисніть кнопку Огляд.
4. Натисніть переміщений файл даних Outlook (файл PST) і натисніть кнопку ОК.
5. Натисніть кнопку Далі, а потім натисніть кнопку Готово.

Переміщення інших файлів Outlook

Залежно від того, як використовується Outlook, може знадобитися перенесення додаткових файлів. Ці файли наведені нижче.

• Список автозавершення Автозавершення — це функція в програмах Outlook 2010 та Outlook 2007, яка пропонує варіанти імен та адрес електронної пошти під час їх введення в полях Кому, Копія та СК. Запропоновані варіанти виймаються зі списку імен та адрес електронної пошти з надісланих раніше повідомлень електронної пошти. Відомості про переміщення цього списку див. у статті.

ПРИМІТКА. У Outlook 2010 список автозавершення більше не зберігається у файлі з розширенням NK2. Елементи списку автозавершення тепер зберігаються у поштовій скриньці сервера Microsoft Exchange Server або файлі даних Outlook (PST-файлі) для облікового запису. Однак, якщо потрібно скопіювати список автозавершення (NK2-файл) з іншого комп'ютера, на якому використовувалися облікові записи POP3, потрібно імпортувати файл на новий комп'ютер. Щоб отримати додаткові відомості, див. Імпорт списку автозавершення з іншого комп'ютера або відео Відео: імпорт елементів списку автозавершення .

• Підписи До надісланих повідомлень можна додавати особисті підписи. Ці підписи можна перенести на інший комп'ютер. Відомості про переміщення підписів див. у статті Копіювання підписів електронних повідомлень на інший комп'ютер.
• Бланки Відомості про переміщення бланків зі старого комп'ютера на новий див. у статтіКопіювання бланків на інший комп'ютер.
• Списки фільтра небажаної пошти Елементи списків Надійні відправники, Надійні одержувачі та Заблоковані відправники можна експортувати зі старого комп'ютера та імпортувати на новий. Щоб отримати додаткові відомості, див. Експорт адрес зі списків фільтра небажаної пошти.
• Правила Правила зберігаються в поштовій скриньці облікового запису Exchange Server або PST-файлі для інших облікових записів, тому їх не потрібно переносити вручну з одного комп'ютера на інший. У разі виникнення проблеми правила можна експортувати та імпортувати вручну. Для отримання додаткових відомостей див.

Outlook – програма, що входить до складу Microsoft Office, призначена для роботи з електронними поштами та листами. Щоб не втратити або перенести листи з програми на інший комп'ютер або інший носій, їх можна зберегти в окремий файл, експортувати або заархівувати.

Збереження листа в Outlook 2010 та 2013

Де Outlook зберігає листи

За промовчанням програма зберігає всі листи через кожний певний проміжок часу окремий файл outlook.pst автоматично. Цей файл міститься в папці Основний_диск:\Documents and Settings\назва_облікового_запису\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook. Ви можете скопіювати і використовувати для своїх цілей цей архів, але врахуйте, що останні листи, що надійшли на пошту, могли не встигнути потрапити до нього. Тому краще скористатися ручним експортом або архівуванням, щоб бути впевненим у тому, що всі листи будуть у файлі.

Файл Outlook.pst, де знаходяться всі листи

Як заархівувати листи

Архівація в Outlook - це функція, що переміщає деякі листи в окремий архів, що стискається, для зменшення об'єму пам'яті, займаної ними на жорсткому диску. На відміну від традиційного резервного копіювання, при якому створюється копія елементів Outlook, архівовані елементи переміщуються до окремого файлу даних Outlook (PST-файл). Доступ до архівованих елементів можна отримати будь-якої миті, відкривши цей файл.

Автоматична архівація

За замовчуванням функція активована та виконує свої обов'язки через 2, 3 чи 6 місяців залежно від типу листів. Докладніше про це дивіться у таблиці нижче.

Таблиця: термін зберігання різних даних у Outlook

Після першого сеансу автоматичної архівації програма створює файл та окрему папку для нього. У майбутньому ви зможете самостійно додати листи до архіву або вилучити їх із нього. Архів, створений засобами Outlook, за умовчанням розташований у розділі Основний_диск:\User\Назва_облікового_запису\Documents\Outlook Files\archive.pst.

Щоб налаштувати параметри автоматичної архівації під себе, виконайте такі дії:

Ручна архівація

При ручній архівації папка «Архів» буде створена автоматично, якщо вона не була створена раніше при автоматичному архівуванні.

Відео: архівація в Outlook

Завантаження та відновлення листів з архіву та файлу у форматі pst

Якщо у вас є архів або інший файл з листами у форматі pst, ви можете швидко вивантажити всі дані з нього в програму. Тобто за допомогою PST файлу можна відновити втрачені дані або додати нові, взяті з іншого комп'ютера:

Відео: перенесення бази Microsoft Outlook 2010

Експорт листів

Експорт дозволяє зберегти як листи, і інші елементи, що у Outlook, в окремий стиснутий файл у форматі pst. Отриманий файл можна використовувати так, як архів, але при цьому його не потрібно буде розархівувати.

1. Перебуваючи у вкладці "Файл", перейдіть до підрозділу "Відкрити".
   Відкриваємо розділ «Відкрити»
2. Виберіть функцію «Імпорт» або «Імпорт та експорт» залежно від версії програми.
   Натискаємо кнопку «Імпорт»
3. Позначте варіант "Експорт файлів".
   Вибираємо дію «Експорт файлів»
4. Вкажіть, що потрібно створити файл у форматі pst.
   Вказуємо формат pst
5. Виберіть окремі папки, які підлягають експорту, або позначте верхній розділ і поставте галочку навпроти слів «Увімкнути вкладені папки».
   Вказуємо, які папки потрібно експортувати
6. Вкажіть шлях, яким буде визначено місце для зберігання файлу з листами, що експортуються.
   Вказуємо, куди зберегти файл із експортованими файлами
7. Якщо хочете, встановіть пароль на файл, але це необов'язково. Встановлюємо пароль на файл
8. У результаті ви отримаєте файл, за допомогою якого можна перенести листи на будь-який комп'ютер, що має програму Outlook.
   Експортований файл отримано

Як виділити листи

Для того щоб відзначити кілька листів відразу для подальшого видалення або перекладу їх у розділ «Прочитані», натисніть клавішу Ctrl на клавіатурі і почніть відзначати листи за допомогою мишки, не відпускаючи клавішу.

Якщо вам потрібно виділити велика кількістьлистів відразу, то виділіть перший лист, а потім затисніть на клавіатурі клавішу Shift і виділіть останній лист, не відпустивши клавішу. Усі листи, що знаходяться між першим та останнім листом, виявляться виділеними.

Виділяємо кілька листів відразу

Щоб виділити всі листи відразу, позначте один лист і затисніть комбінацію клавіш Ctrl+A, тоді всі листи, що знаходяться в тій же папці, що виділений лист, виявляться виділеними.

Збереження вкладень із кількох листів

Деякі отримані листи можуть містити вкладення: файли, картинки, відеоролики тощо. Можна зберігати вкладення кожного листа по черзі, але є інший варіант:

Деякі проблеми з листами Outlook та їх вирішення

У процесі роботи з листами можуть виникати ті чи інші помилки чи проблеми. Для їхнього усунення потрібно виконати певні дії.

Непрочитані листи прочитуються самостійно

Якщо листи, що прийшли вам на пошту, автоматично відзначаються як «Прочитані», хоча ви їх не відкривали, то справа в тому, що у вас включена функцію, яка показує, що ви прочитали лист, якщо у вас відкрита вкладка з ним протягом декількох секунд. Щоб вимкнути цю функцію, виконайте такі дії:

Не відображаються старі листи

Листи, прочитані деякий час тому, можуть перестати відображатись у програмі. Щоб це виправити, виконайте такі дії:

Листи з Outlook можна експортувати або архівувати, щоб отримати файл, який можна перенести на інший комп'ютер або передати будь-кому. Зі створеного файлу можна буде отримати дані за допомогою будь-якої версії Outlook, використовуючи імпорт або створення елемента.

Автоматизація завдань створення резервної копії Outlook

Резервна копія Outlook може бути створена як при запуску завдання вручну, так і за допомогою заздалегідь заданого розкладу (з періодичністю виконання завдань від місяців до хвилин), або як реакція на системну подію (наприклад, бекап при підключенні USB-диска до ПК).

Спеціалізований плагін для бекапу Outlook

Інші можливості та функції Handy Backup

Як зробити резервну копію Outlook з максимальним комфортом та ефективністю? Скористайтеся функціями та налаштуваннями резервного копіювання Handy Backup, такими як:

• Зручний графічний інтерфейс, що дозволяє контролювати усі аспекти роботи.
• Стиснення та шифрування даних резервної копії за бажанням користувача.
• Виклик зовнішніх програм або пакетних файлів до та/або після виконання завдання.
• Зберігання резервних копій даних, забезпечених мітками дати та часу створення.
• Запуск у "безшумному" режимі як служба Windows.

Як зробити копію Outlook за допомогою Handy Backup?

Порада:ми рекомендуємо копіювати Outlook після перевірки (регулярної або запущеної в ручному режимі) ПК на віруси та очищення папок пошти від спаму та небажаних листів. Це дозволяє істотно зменшити витрати часу на бекап Outlook.

Відновлення папки Вхідні у пошті Outlook

Відновлення Outlook з бекапу найкраще виконувати в автоматичному режимі. Створіть завдання, як описано в Посібнику користувача , та виберіть завдання відновлення.

Якщо ви хочете виконати відновлення Outlook на нову машину або в нову папку (наприклад, для перенесення даних зі старого комп'ютера) – просто натисніть у діалозі відновлення кнопку "Змінити місце" та виберіть нове місце для відновлення даних!

Відновлення PST Outlook за допомогою файлового менеджера

У деяких випадках для відновлення папки Вхідні в Outlookпростіше скопіювати файл *.pst, де зберігаються листи Outlook, у потрібну папку з каталогу бекапу Outlook вручну за допомогою будь-якого файлового менеджера (наприклад, Windows Explorer/Провідник).

• Ця операція буде доступна лише в тому випадку, якщо ви не вибирали шифрування даних на етапі створення копії Outlook, і програма Handy Backup зберегла дані у нативному (початковому) форматі.

Спробуйте Handy Backup для створення резервної копії пошти Outlook зараз –
скачайте та встановіть безплтану повнофункціональну пробну версію на 30-денний період!