Как выбрать оператора электронного документооборота: семь ключевых критериев. Электронный документооборот: оптимизация бизнес-процессов компании

Число организаций и ИП, которые , ежеквартально увеличивается в полтора раза (о технологии и регламенте обмена документами можно прочитать в статьях « » и « »). Вместе со спросом растет и предложение: в реестре ФНС на сегодня числится 94 оператора электронного документооборота (ЭДО). При таком богатстве выбора непросто найти того, кто сможет реализовать именно ваши задачи. Мы выделим несколько критериев, на которые можно опираться для выбора надежного поставщика услуг ЭДО.

1. Функциональность клиентского приложения

Первое, на что нужно обратить внимание, это клиентское приложение. Большинство клиентских приложений — аналог электронной почты (веб-сервис, приложение для компьютера или мобильное приложение). Убедитесь, что система позволит вам:

• отправлять и получать все типы формализованных и неформализованных электронных документов;
• просматривать документы в интерфейсе без выгрузки в другие приложения;
• ставить на документы подпись нескольких сотрудников, а также отказывать в подписи;
• распечатывать документы со штампом оператора;
• сохранять документ на компьютер или в электронный архив вместе с технологическими документами, формирующимися при передаче;
• аннулировать и отзывать документ;
• легко и быстро находить документы в архиве;
• совершать массовые действия (например, подписывать большое количество документов).

Если система этого «не умеет», то она не сможет реализовать даже необходимый минимум задач ЭДО. Дополнительные, но достаточно важные плюсы сервиса:

• согласование документов внутри компании;
• поиск контрагентов, рассылка приглашения для обмена электронными документами;
• передача электронных документов в ФНС по требованию (см. « »).

2. Возможности интеграции с учетными системами

Для работы с большим объемом электронных документов пользоваться веб-интерфейсом неудобно. Оптимально в этом случае встроить систему ЭДО в учетную систему компании. Узнайте, какими возможностями для интеграции обладает оператор.

Плюс для него — интеграционные решения с наиболее распространенными учетными системами: 1С, SAP, Oracle, Docsvision, Directum, Парус и другими. Вдвойне хорошо, если у него налажены партнерские связи с разработчиками этих продуктов, и при реализации проекта ЭДО они работают вместе.

Если вы пользуетесь нестандартной конфигурацией учетной системы или системой собственной разработки, то интеграция производится средствами API, которые предоставляет оператор.

Важным является наличие у оператора конвертеров, которые могут преобразовать данные клиента в файлы необходимого формата и, напротив преобразовать данные из системы ЭДО в формат, который может быть обработан информационной системой клиента.

Как при внедрении системы ЭДО, так и впоследствии вам не раз понадобится помощь специалистов оператора, поэтому узнайте, есть ли у него служба техподдержки и как она работает. Обратите внимание, местный номер телефона указан или бесплатный федеральный; есть ли другие способы получить консультацию, например, через сайт, почту, skype и др. Качественная техподдержка — важный фактор при выборе оператора.

3. Число готовых к ЭДО контрагентов

Чем больше ваших контрагентов будут вовлечены в ЭДО, тем более ощутимые результаты вы от него получите (о целях и результатах внедрения ЭДО см. « » и « »). Но не полагайтесь лишь на озвученное оператором количество зарегистрированных пользователей. Чтобы узнать, кто из контрагентов, зарегистрированных в его системе, действительно готов начать обмен электронными документами, разошлите через нее приглашения. Ориентируйтесь на тех, кто согласился. Поэтому функция приглашения контрагентов в системе ЭДО оператора — дополнительный аргумент в его пользу.

4. Опыт работы

У предприятий из разных отраслей экономики свои особенности документооборота. Убедитесь, что у оператора есть опыт работы в нужной или смежной отрасли, изучите кейсы и отзывы клиентов. Проявите настойчивость в получении детальной информации, не руководствуйтесь только логотипами клиентов на сайте оператора.

5. Готовность к заключению SLA

Предложите оператору заключить SLA — соглашение об уровне предоставления услуги. Его согласие или отказ покажет вам, готов ли он гарантировать качественный сервис. В некоторых компаниях обмен документами с контрагентами тесно связан с производственными процессами. Им важно вовремя получать предупреждения о профилактических работах, аварийных ситуациях, сроках восстановления работоспособности системы. Оператор должен это обеспечить, и в SLA это закреплено. Если он отказывается от соглашения, значит, не готов гарантировать такой уровень сервиса.

6. Смежный сервис

Удобно, когда оператор помимо ЭДО предоставляет также сервис отчетности в контролирующие органы. Тогда для ответа на требование ИФНС вам нужно будет просто выбрать нужные документы в системе, а опись сформируется автоматически. Таким образом вы экономите время на поиске в архиве и заполнении описи.

7. Роуминг

Часть ваших контрагентов наверняка окажется клиентами другого оператора. Это не проблема для ЭДО между вами, если операторы работают в роуминге (см., например « »). Убедитесь, что ваш потенциальный оператор готов обеспечить эту услугу. Для этого достаточно отправить и получить через веб-интерфейс системы основные типы документов, которыми вы обмениваетесь с контрагентом и посмотреть, устраивает ли вас результат.

Другие критерии

В заключение напомним, что юридически значимые документы содержат важную бизнес-информацию. Поэтому запросите у оператора ЭДО заключение независимой аудиторской компании об уровне его информационной безопасности.

Также к преимуществам оператора относится развитая филиальная или партнерская сеть. Это позволит вашим даже географически отдаленным контрагентам оперативно получить помощь специалистов в случае необходимости.

Если же оператор, на котором вы остановили выбор, все-таки не оправдал ожиданий, не стоит опускать руки и ставить крест на планах о переходе на ЭДО. Нужно учесть имеющийся, пусть и печальный, опыт и с этими новыми знаниями выбрать следующего оператора и начать работу с ним.

Владельцы компаний рассматривают различные способы оптимизации бизнес-процессов, и в этом существенно помогает переход на электронный документооборот (далее – ЭДО). В настоящее время ЭДО находит все более широкое применение в различных сферах деятельности: это и составление первичных документов, и сдача отчетности через Интернет, и участие в электронных аукционах.

Участниками ЭДО являются юридические и физические лица (налогоплательщики), налоговые органы, операторы ЭДО (специальные операторы связи). В процессе ЭДО участники информационного взаимодействия обмениваются различными документами в электронном виде.

К документам, которые используются в ЭДО относятся накладные, счета-фактуры и другие документы, входящие в состав финансовой и налоговой отчетности, предоставляемой в электронном виде. Дополнением к отчетности может служить информационное сообщение о доверенности, которое представляет собой электронный документ (далее – ЭД), формируемый уполномоченным представителем плательщика для налогового органа и содержащий данные о реквизитах доверенности, выданной уполномоченному представителю.

В число подтверждающих документов, которыми обмениваются участники ЭДО, входят:

– извещение о вводе, подтверждение даты отправки ЭД,

– уведомление об уточнении, извещение о получении, сообщение об ошибке,

– квитанция о приеме, уведомление об отказе.

Представитель компании, имеющий право подписи и принимающий участие в ЭДО, должен иметь соответствующую доверенность, подтверждающую это право. Вместе с отчетностью вышеназванный представитель компании отправляет сообщения о доверенности (электронную копию доверенности). Такая доверенность предоставляется в налоговые органы до представления налоговой декларации.

Так как ЭД содержат конфиденциальную информацию о налогоплательщике, они особым образом шифруются. Исключение составляют подтверждения даты отправки, извещения о получении и сообщения об ошибке – обмен ими происходит в открытом виде. Бывают ситуации, когда получатель не может самостоятельно расшифровать ЭД. В этом случае ему необходимо сформировать открытое сообщение отправителю с описанием выявленной ошибки.

На практике бывают случаи, когда налоговая инспекция не может расшифровать полученную от налогоплательщика отчетность. Налогоплательщику приходится предоставлять необходимые документы в обычном бумажном виде. Для компании это создает значительные проблемы, т. к. требует дополнительных временных и трудовых затрат. Если просто распечатать электронный документ, заверенный усиленной квалифицированной электронной подписью (далее – УКЭП), то на нем не будет никаких отметок о том, что он ранее был подписан УКЭП. Поэтому все документы придется подписывать заново и проставлять печать компании на каждом из них. А если отчетность не сдана в налоговый орган вовремя, то налогоплательщику грозят внушительные штрафные санкции. Чтобы не оказаться в подобной ситуации, представителю компании следует заранее проверить, насколько ПО выбранного оператора ЭДО соответствует параметрам ПО налогового органа, проконсультировавшись у специалистов.

Заключение договора с оператором ЭДО

Оператор ЭДО – это организация, обладающая достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения ЭДО с использованием УКЭП (п. 1.2 приказа ФНС России от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@ ).

Операторы ЭДО обеспечивают:

– возможность круглосуточного и бесперебойного осуществления ЭДО с использованием УКЭП;

– защиту от фальсификации ЭД.

Основными функциями операторов ЭДО в рамках ЭДО с использованием УКЭП являются (п. 5.1 Временного положения):

– обеспечение гарантий выполнения требований нормативных правовых актов, регулирующих информационное взаимодействие между участниками ЭДО с использованием УКЭП;

– обеспечение взаимодействия контрагентов (покупатель, продавец) при выставлении и получении ЭД в соответствии с требованиями Порядка № 50н (приказ Минфина РФ от 25 апреля 2011 г. № 50н ), в утвержденных форматах;

– регистрация фактов обмена ЭД между продавцом и покупателем;

– обеспечение фиксации даты выставления (получения) ЭД и формирование подтверждения даты его выставления (получения);

– распространение и техническое сопровождение программных средств для хозяйствующих субъектов, включая СКЗИ, реализующие ЭДО в соответствии с требованиями нормативных актов;

– учет хозяйствующих субъектов (покупатель, продавец) в качестве участников информационного взаимодействия при выставлении и получении ЭД с использованием УКЭП и выдача соответствующих идентификационных реквизитов участников;

– доведение идентификационных реквизитов участников информационного взаимодействия при выставлении и получении ЭД с использованием УКЭД до контрагентов;

– доведение в электронном виде до налоговых органов сведений об учетных данных продавца (покупателя) в срок не позднее трех рабочих дней с момента подключения продавца (покупателя) к ЭДО и по каждому факту внесения изменений в сведения о продавце (покупателе) (в том числе в сведения о сертификатах проверки УКЭД должностных лиц продавца (покупателя), фактах приостановления, возобновления и отзыва сертификатов) в соответствии с утвержденным форматом информационного сообщения об участнике ЭДО в соответствии с Порядком № 50н.

ЭД могут быть выставлены и получены через одного или нескольких операторов ЭДО при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и передачи ЭД.

На сайте ФНС размещен реестр операторов, которые обеспечивают ЭДО между продавцом и покупателем (http://www.nalog.ru/otchet/el_vid/el_schet/ reestr_edo/).

Выбрав оператора ЭДО, нужно оформить и представить ему заявление об участии в ЭДО. В заявлении указываются следующие учетные данные:

– полное наименование организации;

– место нахождения организации;

– идентификационный номер налогоплательщика организации;

– сведения о владельцах полученных сертификатов ключа подписи и реквизиты сертификата ключа подписи;

– контактные данные организации;

– сведения о налоговом органе, в котором состоит на учете организация.

Затем нужно подписать с оператором ЭДО договор или соглашение и получить у него идентификатор участника ЭДО и реквизиты доступа для подключения к системе.

Приобретение ПО

Программное обеспечение (ПО) компания может приобрести у операторов ЭДО, к компетенциям которых относятся распространение и техническое сопровождение программных средств для хозяйствующих субъектов, включая СКЗИ, реализующие ЭД в соответствии с требованиями нормативных актов. ПО может быть как отдельной программой, так и модулем, встраиваемым в популярные бухгалтерские программы.

Компания может приобрести ПО с переходом к нему исключительного права или только права на его использование (неисключительное право). Если ПО приобретено с переходом к компании исключительных прав, то его следует отражать в бухучете как нематериальный актив. Если исключительное право на программное обеспечение к компании не переходит, то объекта нематериального актива не возникает. При этом стоимость программного обеспечения учитывается в расходах компании.

Получение УКЭП

Все ЭД подписываются УКЭП с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации (СКЗИ).

На основании Федерального закона от 2 июля 2013 г. № 171-ФЗ с 1 июля 2013 г. вместо электронной цифровой подписи (ЭЦП) применяется УКЭП, а ЭЦП утрачивает силу.

Под УКЭП понимается электронная подпись, которая соответствует следующим признакам:

– получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

– позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

– позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

– создана с использованием средств электронной подписи;

– ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

– для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным на основании данного закона.

За получением УКЭП компании следует обратиться к организации, которая является удостоверяющим центром и входит в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС России. Центр создает и выдает заявителям сертификаты ключей УКЭП, устанавливает сроки их действия, аннулирует их и ведет соответствующие реестры.

Как хранить ЭД

Методические рекомендации по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утвержденные приказом ФНС России от 2 ноября 2009 г. № ММ-7-6/534@ (далее – Методические рекомендации), устанавливают обязанность хранения ЭД для всех участников информационного взаимодействия. Отправленные и принятые ЭД с УКЭП подлежат хранению в хранилище ЭД совместно с открытыми сертификатами электронных ключей подписи. Сроки хранения устанавливаются нормативными правовыми актами и приказами ФНС России. Программные средства участников информационного взаимодействия должны обеспечивать поиск, визуализацию, сохранение в файл и печать ЭД из хранилища ЭД, а также их выгрузку на внешние носители с заданными параметрами.

Копия доверенности, представленная налоговому органу в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (далее – ТКС) представителем налогоплательщика, сохраняется в налоговом органе в течение трех лет после истечения срока действия доверенности (п. 2.8 Методических рекомендаций).

Отправленные и принятые ЭД с УКЭП подлежат хранению в хранилище ЭД, совместно с соответствующими открытыми сертификатами электронных ключей подписи.

Извещения о получении и сообщения об ошибке хранятся в хранилище ЭД не менее шести месяцев по завершению процедуры документооборота.

Программные средства участников информационного взаимодействия должны обеспечивать поиск, визуализацию, сохранение в файл и печать ЭД из хранилища.

Программные средства участников информационного взаимодействия обеспечивают выгрузку на внешние носители электронных документов из хранилища в соответствии с заданными параметрами выборки электронных документов (п. 4.1–4.5 Методических рекомендаций).

В налоговом законодательстве предусмотрена обязанность налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов ( НК РФ). Согласно п. 1 ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ первичные учетные документы подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

В соответствии с п. 2 ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности УКЭП, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

При этом Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ предусмотрено, что субъект экономических отношений должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского и налогового учета и их защиту от изменений.

Всё большее число компаний переходят на отправку отчётности в налоговый орган с помощью оператора ЭДО – электронного документооборота. Правда, любого попавшегося выбирать нельзя. В нашем материале – полный перечень таких операторов, которые получили одобрение со стороны центрального аппарата ФНС России.

Сдача отчётности

Представление отчетности в электронном виде происходит по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) и с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. При этом посредником по передаче электронных документов выступает оператор системы электронного документооборота.

Через доверенного оператора электронного документооборота можно сдавать:

• отчётность по налогам;
• отчётность по страховым взносам;
• бухгалтерскую отчётность.

На сегодня ситуация такова, что в некоторых случаях без оператора электронного документооборота не обойтись. Он необходим, когда (п. 3 ст. 80 НК РФ):

1. Среднесписочное количество персонала за минувший календарный год – от 100 человек.
2. Создано новое юридическое лицо (в т. ч. в рамках реорганизации) с количеством персонала от 100 сотрудников.
3. По конкретному налогу (страховым взносам) прямо предусмотрена обязанность сдавать только электронную отчётность.

Медлить нельзя: организации из этого перечня должны в течение 10 дней с момента отнесения к одной из этих категорий обеспечить обмен электронными документами с налоговой с помощью одного из операторов электронного документооборота ФНС России. Для этого с оператором нужно заключить специальный договор на оказание таких услуг.

Каждый оператор ЭДО должен соответствовать требованиям, которые перечислены в приказе ФНС от 04 марта 2014 года № ММВ-7-6/76.

Преимущества

Можно выделить однозначные плюсы в отношении работы с оператором электронного документооборота:

• не нужна явка в налоговую инспекцию, так как отчетность в любое время дня и ночи может быть отправлена из офиса (экономия времени);
• не нужно дублировать сдаваемые материалы на бумаге;
• меньше ошибок технического характера (отчетность формируется по утвержденному формату; механизм выходного контроля проверяет правильность заполнения строк отчетности);
• быстрота обновления форматов сдачи отчетности (при изменении или введении новых форм до срока их представления плательщик может обновить их версии);
• есть гарантия, что отчётность пришла в налоговую (в течение суток можно получить подтверждение выполнения своих обязательств по сдаче, а также оперативно посмотреть свою личную карточку; нет потребности ждать актов сверки);
• защита отчетности от просмотра и корректировки третьими лицами;
• возможность получать в электронном варианте справки и выписки о расчетах с бюджетом, перечень сданной отчетности, акт сверки расчетов, разъяснения ФНС, а также направить налоговикам запрос.

Список

Полный список операторов ЭДО ведёт и постоянно актуализирует на своём официальном сайте www.nalog.ru Налоговая служба России. Вот точная ссылка (для московского региона):

https://www.nalog.ru/rn77/taxation/submission_statements/operations/

Фото Бориса Мальцева, ИА «Клерк.Ру»

Бытует мнение, что при организации электронного документооборота у пользователей есть 2 варианта: сделать это самим, либо воспользоваться услугами специализированных операторов ЭДО. Соответственно, у каждого, кто решается отказаться от бумаг, встает вопрос - действительно ли это так? Зачем платить деньги какой-то посреднической организации, если все можно организовать самому?

И действительно, если два контрагента договорятся между собой и подпишут соглашения, то они смогут обмениваться электронными договорами, актами и накладными без участия оператора, подписав их электронной подписью.

Однако российское законодательство предусматривает, что обмен счетами-фактурами может происходить в строгом порядке через операторов ЭДО, имеющих соответствующие лицензии и выполняющих ряд жестких требований в соответствии с законодательством РФ. В противном случае, переданный счет-фактура не будет иметь юридической силы, и им нельзя будет воспользоваться в качестве доказательства в суде, или при вычете НДС.

Таким образом, если пользователь решается перейти на безбумажный документооборот, то без участия оператора ему не обойтись.

Навязали?

Следующий вопрос, который возникает у многих пользователей - выходит, что законодательство нам навязывает платные услуги? И почему тогда в этом случае сама ФНС не может выступать в роли оператора, если обязует сдавать счет-фактуры только таким способом?

Представьте себе спорную ситуацию, когда вам приходится доказывать что-то налоговой службе. А если бы она являлась оператором, то кто бы вам гарантировал «независимое» мнение?

Оператор ЭДО будет всегда третьей, «независимой» стороной.

Кроме того, чтобы ФНС выступала в качестве оператора, государству пришлось бы выделить огромный бюджет на создание инфраструктуры: техническое оснащение, огромный штат операторов и технической поддержки.

Есть определенный рынок, с определенным набором услуг. И эти услуги предоставляют специализированные организации, как и в любой другой отрасли. Это обычная практика.

А в чем плюсы посредничества?

Так как операторы ЭДО являются коммерческими организациями, соответственно, между ними, как и в любой отрасли, идет конкурентная борьба. Как следствие, повышение качества обслуживания клиентов, снижение стоимости оказываемых услуг.

Если у пользователей возникают какие-либо проблемы, то они всегда могут обратиться в службу технической поддержки, где квалифицированные специалисты всегда с удовольствием им помогут.

Также, через оператора абоненты могут обмениваться как формализованными документами (счета-фактуры, акты, накладные по форме ТОРГ-12), так и неформализованными (договоры, скан-копии писем, спецификации и прочее).

Ну и, пожалуй, самый главный плюс - это присоединение к Регламенту обмена, при котором пользователю потребуется подписать соглашение об обмене электронными документами лишь один раз - с оператором. При обмене напрямую, без оператора, всем участникам придется подписать огромное количество этих соглашений «каждый с каждым». В данном случае, этот бизнес-процесс станет затратным как в материальном, так и во временном плане. При том, что счетами-фактурами они все равно обмениваться не смогут (без потери их юридической значимости).

Поэтому, если вы решились перейти на электронный документооборот - доверьтесь профессионалам. Грамотно реализованный проект ЭДО - залог экономии ваших денег и вашего времени.

Все материалы спецпроекта: